【Googleを攻略せよ!】データ・タスクを共有し企画を成功に導くツールと使いかた

【Googleを攻略せよ!】データ・タスクを共有し企画を成功に導くツールと使いかた

学校の出し物や有志のイベントなどで、企画の運営をされたことはありますか? 参加する側は本番当日を待つだけですが、運営側になると企画を考えたり、スケジュールを作って制作を進めたり、かなりの労力が必要です。 今回は、企画遂行に役立つGoogleのツールをご紹介しますので、ぜひ活用してくださいね。


LINEは便利だけど…

コミュニケーションツールの代表格といえば「LINE」。かなり便利な連絡ツールとして利用している人も多くいるはず。しかし、今回はLINEを使いません。その理由は、LINEがカジュアルツールで将来ビジネスシーンでの活用が難しいからです。

企画実行委員になると、メンバー間でLINEを交換し、運営グループを作成するのが一般的かもしれません。もちろんLINEが使えるシーンではLINEを活用するのが良いですが、LINEしか使えない……となると企画運営に支障が出てしまいます。LINEはあくまでも、連絡ツールと位置づけましょう。

Googleのビジネスツールで今後のスキルに差がつく!?

では、LINEの他にどのようなツールを使うのか。その答えは「Google」のビジネスツールで、「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」「Googleスライド」です。GoogleドキュメントはWindowsパソコンでいうところのWordで、文書作成ができます。GoogleスプレッドシートはExcelで表計算などができ、GoogleスライドはPowerPointとして資料作成に使えます。

しかもGoogleのビジネスツールは、スマホアプリがあるため外出先でも手軽に作業や確認ができます。もちろんGoogleアカウントで管理・ログインが可能です。ちなみにWindowsソフトと違いクラウド上にデータがあり、自動更新で上書きされます。保存忘れやデータのバックアップが容易です。

Googleドキュメントで書類作成しメンバーで共有

ここでは、実際のGoogleドキュメントの文書データを確認します。画像はブログ作成時の構成案となります。Googleドキュメントは文書作成ツールなので、イベントの企画書作成に最適です。メンバーとデータを共有し、確認・編集できます。ただし、あらかじめ共有設定をしておかないと、最初にGoogleドキュメントを作成した人以外データを確認できません。

クラウド上でデータを編集するための手順(スマホ)

作業を円滑に進めるためにGoogleドキュメントの共有設定を解説します。

①ドキュメントの右上の「…」マークを押す

② 共有とエクスポートを押す

③ アクセス管理を押す

④ 一般的なアクセス項目を変更する

⑤ リンクを知っている全員・編集者に設定する

この設定にできればGoogleドキュメントのURLを知っている人が文書を閲覧・編集できるようになります。

タスク管理ならGoogleスプレッドシートが便利

次にGoogleスプレッドシートについて解説します。GoogleスプレッドシートはExcelと同じで、表計算・グラフ作成ができます。たとえば、材料や必要な物リストとして使えますし、メンバーのやることシートを作成すればタスク管理に最適です。

Googleドキュメントと同じく、共有設定を正しく設定すればGoogleスプレッドシートで各メンバーの作業進捗も把握できます。また、予算やカレンダーなど多彩なテンプレートが容易されており、さらに操作性も抜群で、プロジェクトを一元管理できる優良ツールです。

変更履歴の活用テクニック(パソコン)

次に変更履歴について解説します。Googleのサービスツールは、基本的にクラウド上で作業する関係で、データは随時自動保存です。上書き保存の手間が無く、保存を忘れて閉じてしまい時間が無駄になることもありません。

しかし、自動保存であるが故、前データの確認が必要となった場合に困ってしまいます。例えば、複数人で作業する場合に、変更しなくてよい箇所まで変更してしまうトラブルがよくあります。このようなケースでは、変更履歴で対応可能です。パソコンからログインし、最終編集をクリックすれば変更履歴を見ることができます。

変更履歴では、誰がいつ変更したかも記録されているので、変更意図を編集者本人に連絡して確認も可能です。

Google MeetでWeb会議を効率的に!

Google MeetはWeb会議に最適なビデオツールです。LINEのビデオ通話でも通話可能ですが、ビジネスシーンではGoogle MeetやZOOMが好まれます。またGoogle Meetは、3人以上のビデオ通話の場合60分無料で使用可能です。ZOOMだと無料分が40分なので物足りなく感じます。議題の内容によりますが、60分あれば短すぎず長すぎず締まった効率的なWeb会議となるはずです。

プロフィール

志津 良

ガジェットブロガー。

GoogleやApple製品などガジェット関連の情報を「二番煎じのガジェットブログ」にて発信。また、ガジェットを切り口にSNSや音楽などを幅広く扱ったWebメディア「weblog」も運営中。

関連するキーワード


Google 裏ワザ

関連する投稿


古いパソコンが蘇る⁉Chrome OS Flexでパソコンが素敵なサブPCに

古いパソコンが蘇る⁉Chrome OS Flexでパソコンが素敵なサブPCに

ご自宅に眠っている古いパソコン。電源がちゃんと入るし、一応使えるけど、動作も遅く、処分にも困っている…そんなパソコンが、一家に一台はあると思います。 そこで今回は、「Chrome OS Flex」というシステムを使い、扱いに困っている古いパソコンを見事再活用させます。Chrome OS Flexだけでなく「OS」「ブラウザ」といった聞いたことはあるが、イマイチよくわかっていないシステムについても、順番に解説します。


家電量販店の激安iPhoneはなぜ安い…!?店員さんに聞いて検証してみた

家電量販店の激安iPhoneはなぜ安い…!?店員さんに聞いて検証してみた

日々進化するスマホ業界で、市場をにぎわす型落ちiPhone。2022年にはさらに値下げし、1円という破格のiPhoneも珍しくありません。この記事では、どうしてこのようなバラマキ状態なのか、販売スタッフの証言を交えて解説します。 先に結論を言うと、安さの秘密はキャリアモデルの「SIMロック」による影響です。SIMロックとは、例えばソフトバンクで購入したiPhoneではドコモやauの回線を使用できないという制限で、今回のばらまきの原因と言えます。


【アプリ不要!】iPhoneの動作を軽くする方法を教えます

【アプリ不要!】iPhoneの動作を軽くする方法を教えます

「ある程度使用していると、iPhone動作が重くなった」「アプリがよく落ちるようになった」そんな経験はありませんか。 動作が重くなった場合、放置してしまうと重大な故障に繋がりますので、本記事を参考にしてくださいね。


タスクを切ってもバッテリー節約にならない⁉スマホのバックグラウンドアプリを切らない方が良いワケ

タスクを切ってもバッテリー節約にならない⁉スマホのバックグラウンドアプリを切らない方が良いワケ

新作のiPhoneに買い替えると、モデルにもよりますが10万円近くの予算が必要で、大きな出費となるため、少しでも長くスマホを使いたい人も多いでしょう。そこで、効果的な手段の一つとなるのがバッテリーの節約。あなたは、マルチタスクで溜まったバックグラウンドアプリを、何も考えずに全て切っていませんか?使い方にもよりますが、実はバッテリー節約どころか、バッテリーに負荷が掛かる場合があるのです。


最新の投稿


電気工事士マンガ「転電虫」 第十七回 腰袋の使い道

電気工事士マンガ「転電虫」 第十七回 腰袋の使い道

職人さんたちが腰につけている腰袋。作業中には欠かせないものです。


秋に寂しい気持ちになるのはどうして?心の専門家が解説

秋に寂しい気持ちになるのはどうして?心の専門家が解説

夏の暑さが少しずつ終わり、過ごしやすくなる秋。何かをしようという意欲もわく一方で、何故か寂しい気持ちになることもあります。今回は、秋の気候と寂しい気持ちになる心理について解説します。



先輩社員と後輩社員が語る「教える側の想いと教わる側の想い––シーテックで働くこと」~電力部門 現場編~

先輩社員と後輩社員が語る「教える側の想いと教わる側の想い––シーテックで働くこと」~電力部門 現場編~

愛知県名古屋市に本社を置き、中部電力グループとして電気設備工事や電力関連工事から風力発電などの再生可能エネルギー事業までを手掛ける株式会社シーテックさま。「現場で働く」編では、同社で働く入社6年目の先輩社員・山口(やまぐち)さまと入社2年目の後輩社員・後藤(ごとう)さまにご参加いただき、仕事へのやりがい、普段は言えない一言を語っていただきました。


【Googleを攻略せよ!】データ・タスクを共有し企画を成功に導くツールと使いかた

【Googleを攻略せよ!】データ・タスクを共有し企画を成功に導くツールと使いかた

学校の出し物や有志のイベントなどで、企画の運営をされたことはありますか? 参加する側は本番当日を待つだけですが、運営側になると企画を考えたり、スケジュールを作って制作を進めたり、かなりの労力が必要です。 今回は、企画遂行に役立つGoogleのツールをご紹介しますので、ぜひ活用してくださいね。


今月のおすすめ